Apotheken-Filiale eröffnen

Die geografische Voraussetzung: Nähe zwischen den Standorten

Nach § 2 Abs. 4 ApoG muss der Antragsteller die persönlichen Voraussetzungen nach den Absätzen 1 bis 3 für jede einzelne beantragte Apotheke erfüllen, also für die Hauptapotheke ebenso wie für jede Filiale. Hinzu kommt eine räumliche Beschränkung, die ausschließlich für den Mehrbesitz gilt.

Die zu betreibende Hauptapotheke und die Filialapotheken müssen innerhalb desselben Kreises oder derselben kreisfreien Stadt liegen, oder in einander benachbarten Kreisen beziehungsweise kreisfreien Städten. Diese Vorgabe schließt bundesweit verteilte Filialketten mit weit voneinander entfernten Standorten von vornherein aus, unabhängig davon, wie gut sie personell organisiert wären.

Ob die geplante Nähe im Einzelfall gegeben ist, richtet sich nach der tatsächlichen Kreiszugehörigkeit der jeweiligen Standorte, nicht nach der gefühlten Entfernung. Wer eine Filiale in einer benachbarten Region plant, sollte diese Zugehörigkeit deshalb frühzeitig anhand der amtlichen Kreisgrenzen prüfen, bevor weitere Planungsschritte folgen.

Der verantwortliche Apotheker für jede Filiale

Nach § 2 Abs. 5 Nr. 1 ApoG hat der Betreiber eine der Apotheken als Hauptapotheke persönlich zu führen. Da er nicht gleichzeitig an mehreren Orten persönlich anwesend sein kann, schreibt § 2 Abs. 5 Nr. 2 ApoG für jede weitere Apotheke, die Filialapotheke, zwingend die schriftliche oder elektronische Benennung eines oder zweier Apotheker als Verantwortliche vor.

Der oder die benannten Verantwortlichen erfüllen dieselben Pflichten, die das Apothekengesetz und die Apothekenbetriebsordnung für Apothekenleiter festlegen. Zusätzlich verlangt § 2 Abs. 1 Nr. 5 ApoG einen eigenständigen Vertrag zwischen Betreiber und Verantwortlichem, der bei der Antragstellung vorzulegen ist.

Anzeigepflichten bei Wechsel des Verantwortlichen

Soll die Person des Verantwortlichen geändert werden, muss der Betreiber dies der zuständigen Behörde mindestens zwei Wochen vor Aufnahme der neuen Funktion schriftlich oder elektronisch anzeigen. Bei einem unvorhergesehenen Wechsel, etwa durch plötzliche Krankheit oder Kündigung, muss die Anzeige unverzüglich erfolgen, eine Vorlauffrist entfällt dann naturgemäß.

Zuständig für das Erlaubnisverfahren ist grundsätzlich die Behörde am Ort der Haupt- oder Einzelapotheke. Liegen Haupt- und Filialapotheke im Zuständigkeitsbereich unterschiedlicher Behörden, wird die für die jeweilige Filiale zuständige Behörde in das Verfahren einbezogen, sodass beide Standorte behördlich erfasst sind.

Die Abnahme: letzter Schritt vor der Eröffnung

Eine Apotheke darf erst eröffnet werden, nachdem die zuständige Behörde bescheinigt hat, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Diese Abnahme gilt für jede Filiale eigenständig, unabhängig davon, ob die Hauptapotheke bereits seit Jahren erfolgreich betrieben wird.

Im Zentrum der Abnahme stehen regelmäßig die Raumanforderungen der Apothekenbetriebsordnung: Offizin, Labor, Lagerraum und Nachtdienstzimmer müssen auch in der Filiale in voller Ausprägung vorhanden sein, anders als bei der reduzierten Anforderung für Zweigapotheken. Wer den Abnahmetermin frühzeitig mit der Behörde abstimmt, vermeidet, dass ein bereits geplanter Eröffnungstermin an offenen baulichen Fragen scheitert.

Filialapotheke und Zweigapotheke: ein wichtiger Unterschied

Wer über eine Standorterweiterung nachdenkt, sollte Filialapotheke und Zweigapotheke nicht als austauschbare Begriffe behandeln. Für die Filialapotheke ist die Benennung eines Verantwortlichen zwingend vorgeschrieben. Für die Zweigapotheke im Sinne des § 16 Abs. 1 ApoG ist die Benennung eines oder zweier Verantwortlicher dagegen nur als Kann-Regelung ausgestaltet, mit eigenen, engeren Zulassungsvoraussetzungen.

Auch die zulässige Anzahl unterscheidet sich: Bis zu drei Filialapotheken sind seit der Liberalisierung des Mehrbesitzverbots grundsätzlich möglich, zusätzlich kann einem Apotheker unter den besonderen ApoVWG-Voraussetzungen der Betrieb von bis zu zwei weiteren Zweigapotheken erlaubt werden. Beide Formen zusammen zu planen, ohne die unterschiedlichen Voraussetzungen zu prüfen, führt regelmäßig zu vermeidbaren Verzögerungen im Antragsverfahren.

Häufige Stolperfallen in der Praxis

Ein verbreiteter Fehler ist die Anmietung von Filialräumen, bevor die geografische Zulässigkeit nach § 2 Abs. 4 ApoG geprüft wurde. Stellt sich erst danach heraus, dass der gewählte Standort nicht im selben oder einem benachbarten Kreis liegt, war die Investition in die Räume vergeblich.

Ebenso häufig wird die Anzeigefrist beim Wechsel eines Verantwortlichen unterschätzt. Wer die Zweiwochenfrist nicht einhält, riskiert eine formale Beanstandung, selbst wenn der neue Verantwortliche fachlich vollständig geeignet ist.

Ein dritter Stolperstein ist die Eröffnung vor der behördlichen Abnahme, etwa weil ein bereits kommunizierter Eröffnungstermin unter Druck gehalten werden soll. Ohne Abnahme ist der Betrieb der Filiale rechtlich unzulässig, unabhängig davon, wie werbewirksam ein früher Termin wäre.

Folgen einer fehlerhaften Filialgründung

Lagen die Voraussetzungen für die Erlaubnis bereits bei ihrer Erteilung nicht vor, etwa weil die geografische Nähe tatsächlich nicht gegeben war, kann die Erlaubnis zurückgenommen werden. Das betrifft im Zweifel nicht nur die Filiale, sondern kann auch die Gesamtstruktur des Mehrbesitzes infrage stellen.

Der Betrieb einer Filiale ohne erfolgte Abnahme ist unzulässig und kann von der zuständigen Behörde untersagt werden, mit entsprechenden wirtschaftlichen Folgen für bereits getätigte Investitionen.

Eine verspätete oder unterbliebene Anzeige beim Wechsel des Verantwortlichen kann ebenfalls aufsichtsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, auch wenn der eigentliche Wechsel der Person inhaltlich unproblematisch war.

Für die Praxis besonders relevant: Diese Risiken betreffen nicht nur die einzelne Filiale, sondern können bei einer bereits bestehenden Mehrbesitzstruktur Rückwirkungen auf die gesamte Erlaubnis haben, wenn sich herausstellt, dass eine Voraussetzung für den Gesamtverbund nicht erfüllt war.

Filialgründung rechtlich einordnen

Die Einordnung einer geplanten Filialgründung lässt sich nicht auf eine einzelne Prüfung reduzieren, sie verlangt den Abgleich von Standortwahl, Personalstruktur und Abnahmereife. Drei Fragen helfen bei der ersten Orientierung: Liegt der geplante Standort im selben oder einem benachbarten Kreis wie die Hauptapotheke? Ist ein Verantwortlicher benannt und vertraglich gebunden? Und sind die Räume rechtzeitig abnahmefähig?

Wer diese Fragen nicht mit Sicherheit beantworten kann, sollte die Standort- und Personalplanung frühzeitig mit der zuständigen Behörde abstimmen, statt eine Ablehnung oder Verzögerung des Antrags erst im laufenden Verfahren festzustellen.

juravendis begleitet Apotheken bei der rechtlichen Planung und Umsetzung von Filialgründungen, von der Standortprüfung über die Benennung des Verantwortlichen bis zur Vorbereitung der behördlichen Abnahme. Im Zweifel klären wir die Anforderungen vorab, statt eine verzögerte Eröffnung zu riskieren.